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电子表单共同操作说明

  • 电子表单共同工具列操作说明：

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     会办  加签
     转会  转寄
     片语查询  列印
     复制表单  抽单
     表单含附件  重要性
     日期开窗  

  • 表单性质：

    • 1.一般：
    您可以在这个一般性质设定画面中看到目前这一个表单的各种相关性质设定情形，这里所显示的各个属性会与系统资料库中的记录同步，在这个设定画面中，您只可以查看而不能调整这些属性的设定值。
    2.签核：
    这个设定页主要是用来设定有关签核的各种相关性质以决定签核的方式。

    是否结案後通知所有人员 ？
    在表单签核流程完成後，是否通知表单预设流程中所设定的所有相关人员及原填表人。

    是否逐级回报？
    表单签核过程中，是否每完成一个签核关卡即通知预设流程中已完成签核部份的所有相关人员及原填表人。

    填表人可否强迫 ByPass?
    若表单送达後超过系统所设定的签核时间仍未完成签核，则直接送往下一关或主要代理人。

    填表人可否抽单？
    在签核流程中原填表人是否可以中断签核流程并将表单抽回。
    3.逾时签核：
    这个设定页主要是用来设定在发生签核逾时的情形时系统的相关措施。
    是否开启逾时警示开关？
    超过系统所设定的签核时间时是否提出警示讯息。

    是否通知填表人？
    超过系统所设定的签核时间时是否通知填表人。

    是否通知逾时人员之主管?
    超过系统所设定的签核时间时是否通知负责签核人员的主管。

    是否通知指定管理人员?
    您可以设定指定管理人并决定在超过系统设定的签核时间时是否自动通知您所设定的这位指定管理人。

    逾时警示间隔天数？
    两次警示之间的间隔时间。

    逾时警示次数?
    最多发出几次警示讯息。
    4.原稿(回函功能同下)：
    这个设定页主要是用来设定有关原稿中有关列印、转寄及可否阅读附件的权限 ，您可以利用这些设定参数，限制或赋予填表人及签核流程中每个关卡的相关签核者是否可以列印、转寄或者是阅读附件的权力。
    可否列印？
    设定您是否可以将原稿列印出来以供参考。

    可否转寄？
    设定您是否可以将原稿转寄给您所指定的人员。

    可否阅读附件？
    设定您是否可以阅读原稿中附加的附件。

  • 表单流程：

关号：
表单的关号

支号：
表单支号

流程角色：
设定表单在流程关卡中的签核者是谁

签核种类：
设定及限制签核种类，例如：准／不准、同意／不同意、会办处理、通知等。

员工代号：
设定流程角色选项中所设定的员工是那一位，这个选项会与流程角色选项互相呼应，若您在流程角色中选择的是员工，那麽这个地方显示的选项就是员工姓名，如果您在流程角色中选择的是部门主管，那麽这个地方就会显示部门代号选项，意即，这个地方是随着流程角色而变动，选择不同的流程角色就会出现相对应的选项供您选填

  • 流程设定说明：

1.流程角色
流程角色主要是用来设定在表单流程关卡中，由谁来负责这一个关卡的签核动作，系统中共有25种的预设流程角色可供您选择及使用。
2.签核种类:
签核种类选项主要用以设定签核者可以选择的签核方式是那一种，例如您在这个选项中选择 1 = 准、不准，则负责签核者就只有签准与不准两种选择，而不能够有同意、不同意．．等其它的批示。
3.流程设定:
将选定的角色拖拉至流程图中，等流程角色转为蓝色後放开(如右图)，您即完成了流程的设定。

某些表单的标准流程，会根据您所输入的资料而改变流程，(例当请假天数3天以下时，流程为一关。而当请假天数超过3天时，流程则为2关)，此时若您想修改流程时，请先按『解析流程』，再增修您所需要的流程。

  • 签核作业说明：

进入您的收件匣後(如右图)，点选您欲签核的表单
等画面秀出表单後，按"签核"的图示，系统将秀出如下的图示後，您将可对此表单做出准或不准的结果，您也可以在下面的空白视窗中，写入您的任意签核的意见。等画面秀出表单後，按"签核"的图示，系统将秀出如下的图示後，您将可对此表单做出准或不准的结果，您也可以在下面的空白视窗中，写入您的任意签核的意见。
「签核意见」钮主要是用来显示各个关卡及签核者对一份表单的签核详细状况，您可以在点选这个按钮後，查询到一张表单在每一个关卡及签核者的签核状态历史记录，如签核者是谁，读取时间、读取次数、签核的状态等。
若您需要更详细的签核过程历史记录，您可以按上图中的"历史签核纪录"，系统将出现一个如下图的画面，并列出所有的详细签核纪录。

  • 复制成新表单：
当您的表单被退回，而您想修改其内容再重新申请时，您只要按下"复制新表单"，系统就会自动 帮您复制一张内容完全相同的新表单。
  • 转会：

当您有转会的需要时，您可以选择转会功能，首先按下工具列上的”转会”图示，系统将会自动为您复制一份新的表单（如右图）。

接下来按照流程设定的步骤，设定您所要转寄的人员。